APOSTILLE (АПОСТИЛЬ) – спеціальний гриф, що ставиться на офіційних документах з метою легалізації в країнах – членах Гаазької конвенції 1961 року. Апостиль може бути у вигляді спеціальної печатки, марки або сертифіката, які ставлять або прикріплюють на зворотному боці документа, що засвідчується. Апостиль не може існувати як окремий документ, його наявність має сенс тільки разом із тим документом, законну силу якого він засвідчує.

Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаага, 5 жовтня 1961 року)

Держави, що підписали цю Конвенцію, бажаючи скасувати вимогу дипломатичної або консульської легалізації іноземних офіційних документів, вирішили укласти в зв’язку з цим Конвенцію і погодилися з нижченаведеними положеннями:

Стаття 1

Ця Конвенція поширюється на офіційні документи, які були здійснені на території однієї з договірних держав і повинні бути представлені на території іншої договірної держави. Офіційними документами в розумінні цієї Конвенції розглядаються: а) документи, що виходять від органу або посадової особи, які підкоряються юрисдикції держави, включно з документами, які виходять від прокуратури, секретаря суду або судового виконавця; b) адміністративні документи; c) нотаріальні акти; d) офіційні позначки, такі як позначки про реєстрацію; візи, які підтверджують певну дату; засвідчення підпису на документі, який не засвідчено у нотаріуса. Водночас ця Конвенція не поширюється на: a) документи, вчинені дипломатичними або консульськими агентами; b) адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційної або митної операції.

Стаття 2

Кожна з договірних держав звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які повинні бути представлені на її території. Під легалізацією в розумінні цієї Конвенції мається на увазі тільки формальна процедура, яка використовується дипломатичними або консульськими агентами країни, на території якої документ повинен бути представлений, для засвідчення справжності підпису, якості, у якій виступала особа, що підписала документ, і, у належному разі, автентичності печатки або штампа, якими скріплений цей документ.

Стаття 3

Єдиною формальністю, яка може бути потрібна для засвідчення справжності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, і, в належному випадку, автентичності печатки або штампа, якими скріплено цей документ, є проставлення передбаченого статтею 4 апостиля компетентним органом держави, у якій цей документ був здійснений. Однак виконання згаданої в попередньому абзаці функції не може бути затребуване, якщо закони, правила або звичаї, що діють у державі, в якій представлений документ, або домовленість між двома або декількома договірними державами, скасовують або спрощують дану процедуру або звільняють документ від легалізації.

Стаття 4

Передбачений у першому абзаці статті 3 апостиль проставляють на самому документі або на окремому аркуші, який скріплюють із документом; він має відповідати зразку, доданому до цієї Конвенції. Однак він може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Наявні в ньому пункти можуть бути також викладені другою мовою. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» має бути подано французькою мовою.

Стаття 5

Апостиль проставляється за клопотанням особи, яка підписала, або будь-якого пред’явника документа. Заповнений належним чином, він засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступила особа, що підписала документ, і, в належному випадку, справжність печатки або штампа, якими скріплено цей документ. Підпис, печатка або штамп, що проставляються на апостилі, не потребують жодного засвідчення.

Стаття 6

Кожна договірна держава призначає, з урахуванням їхніх офіційних функцій, ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля, передбаченого в першому абзаці статті 3. Вона повідомляє про це призначення Міністерство закордонних справ Нідерландів у момент здачі на зберігання своєї ратифікаційної грамоти або грамоти про приєднання, або заяви про поширення дії. Воно повідомляє Міністерство також про будь-яку зміну в призначенні цих органів.

Стаття 7

Кожний із зазначених органів, призначених відповідно до статті 6, повинен вести книгу записів або картку, в яких він реєструє проставлені апостилі, вказуючи при цьому: а) порядковий номер і дату проставлення апостиля; b) прізвище особи, що підписала офіційний документ, і якість, в якій вона виступала, а щодо непідписаних документів – вказівка органу, що поставив печатку або штамп. На вимогу будь-якої зацікавленої особи орган, що проставив апостиль, зобов’язаний перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, внесеним до книги записів або картотеки.

Стаття 8

Якщо між двома кількома договірними державами укладено договір, конвенцію або угоду, в яких містяться положення, що вимагають певних формальностей для засвідчення підпису, печатки або штампа, ця Конвенція передбачає відхід від цих положень лише в тому разі, якщо зазначені в них формальності є суворішими, ніж формальність, передбачена у статтях 3 і 4.

Стаття 9

Кожна договірна держава вживає необхідних заходів для того, щоб її дипломатичні або консульські агенти не здійснювали легалізації в тих випадках, коли ця Конвенція передбачає звільнення від такої.

Стаття 10

Ця Конвенція відкрита для підписання державами, представленими на дев’ятій сесії Гаазької конференції з міжнародного приватного права, а також Ірландією, Ісландією, Ліхтенштейном і Туреччиною. Вона підлягає ратифікації, і ратифікаційні грамоти здаються на зберігання до Міністерства закордонних справ Нідерландів.

Стаття 11

Ця Конвенція набуває чинності на шістдесятий день після здачі на зберігання третьої ратифікаційної грамоти, передбаченої в другому абзаці статті 10. Для кожної держави, що підписала Конвенцію, яка ратифікувала її пізніше, вона набуває чинності на шістдесятий день після здачі на зберігання її ратифікаційної грамоти.

Стаття 12

Будь-яка держава, про яку не йдеться в статті 10, може приєднатися до цієї Конвенції після її набуття чинності згідно з першим абзацом статті 11. Документ про приєднання здається на зберігання до Міністерства закордонних справ Нідерландів. Приєднання дійсне лише у відносинах між державою, що приєднується, і договірними державами, які не висловлять заперечення проти цього протягом шести місяців після отримання повідомлення, передбаченого в пункті «d» статті 15. Повідомлення про таке заперечення надсилається до Міністерства закордонних справ Нідерландів. Конвенція набуває чинності між державою, що приєднується, і державами, які не висунули заперечення проти приєднання, на шістдесятий день після закінчення шестимісячного терміну, зазначеного в попередньому абзаці*.

Стаття 13

У момент підписання, ратифікації або приєднання будь-яка держава може заявити, що ця Конвенція поширюється на всі території, які вона представляє на міжнародному рівні, або на одну чи деякі з цих територій. Ця заява вважається дійсною з моменту набрання чинності Конвенцією для цієї держави. Надалі Міністерство закордонних справ Нідерландів повідомляється про будь-яке подібне поширення дії. Якщо заяву про поширення дії зроблено державою, яка підписала і ратифікувала Конвенцію, остання набуває чинності щодо зазначених у ній територій відповідно до положень статті 11. Якщо заяву про поширення зроблено державою, що приєдналася до Конвенції, остання набуває чинності щодо зазначених у ній територій відповідно до положень статті 12.

Стаття 14

Ця Конвенція діє протягом п’яти років, починаючи з дати її набрання чинності відповідно до першого абзацу статті 11, в тому числі і щодо держав, які ратифікують її або приєднуються до неї згодом. Якщо Конвенція не буде денонсована, її дія продовжується за мовчазної згоди сторін на кожні наступні п’ять років. Міністерство закордонних справ Нідерландів повідомляють про денонсацію не менш ніж за шість місяців до закінчення п’ятирічного терміну. Денонсація може обмежуватися деякими з територій, на які поширюється дія Конвенції. Денонсація має силу тільки щодо держави, яка повідомляє про неї. Конвенція залишається чинною щодо інших договірних держав.

Стаття 15

Міністерство закордонних справ Нідерландів повідомляє держави, згадані в статті 10, а також держави, що приєдналися відповідно до положень статті 12: а) про повідомлення, що згадуються в другому абзаці статті 6; b) про підписання і ратифікації, що згадуються у статті 10; c) про дату набуття чинності цією Конвенцією відповідно до положень першого абзацу статті 11; d) про приєднання та заперечення, що згадуються у статті 12, та про дату набуття чинності приєднанням; e) про поширення дії, що згадується у статті 13, та про дату набуття нею чинності; i) про денонсацію, що згадується у третьому абзаці статті 14.

На посвідчення чого особи, що підписалися нижче, належним чином уповноважені, підписали цю Конвенцію.

Вчинено в м. Гаазі 5 жовтня 1961 року французькою та англійською мовами (у разі розбіжності між текстами перевага надається французькому тексту), в єдиному екземплярі, що здається на зберігання до архівів Уряду Нідерландів та завірена копія якого надсилається по дипломатичних каналах кожній державі, представленій на дев’ятій сесії Гаазької конференції з міжнародного приватного права, а також Ірландії, Ісландії, Ліхтенштейну та Туреччині.

Перелік держав, які підписали конвенцію:

(Перелік держав, які визнають Апостиль)

Європа: Албанія, Андорра, Білорусь, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Угорщина, Німеччина Греція, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Латвія, Литва, Ліхтенштейн, Люксембург, Македонія, Мальта, Молдова, Монако, Норвегія, Польща, Росія, Румунія, Сербія і Чорногорія, Словацька Республіка, Словенія, Україна, Фінляндія, Хорватія, Чорногорія, Чехія, Швеція, Естонія.

Азія: Азербажайн, Вірменія, Бруней, Грузія, Ізраїль, Індія, Казахстан, Кіпр, Китай (тільки Гонконг і Макао), Корея, Туреччина, Японія.

Північна Америка: Антигуа і Барбуда (Карибський регіон), Багами, Барбадос (Карибський регіон), Беліз, Гондурас, Гренада (карибський регіон), Домініканська Республіка, Мексика, Панама, Сент-Кітс і Невіс (Карибський регіон), Сент-Люсія (Карибський регіон), США, Ель-Сальвадор.

Південна Америка: Аргентина, Колумбія, Сент-Вінсент і Гренадіни (Карибський регіон), Суринам, Тринідад і Тобаго (Карибський регіон), Еквадор.

Африка: Ботсвана, Лесото, Ліберія, Маврикій, Малаві, Намібія, Свазіленд, Сейшельські острови, ПАР.

Австралія та Океанія: Австралія, Маршаллові острови, Ніуе, Острови Кука, Самоа, Тонго, Фіджі.